Tìm kiếm nâng cao

Số truy cập:
Home » Cơ sở dữ liệu toàn văn » Ấn phẩm điện tử » Thông tin tư liệu » 2004 » Số 1 » Nghiên cứu - Trao đổi » Tìm hiểu các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý

Tìm hiểu các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý

  
Dạng tài liệu : Bài trích tạp chí
Tác giả : Vương Thanh Hương
Tên nguồn trích : Thông tin tư liệu
Dữ liệu nguồn trích : 2004/Số 1/Nghiên cứu - Trao đổi
Đề mục : 20.01 Các vấn đề chung
Từ khoá : Thông tin
Nội dung:

Phân tích khái niệm hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL). Giới thiệu một số tiêu chí đánh giá hiệu quả của HTTTQL của các tác giả ngoài nước. Phác thảo các tiêu chí hiệu quả đối với HTTTQL ở Việt Nam .

1. Một số vấn đề lý luận liên quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý       

Trong lý luận và thực tiễn công tác quản lý chúng ta thường gặp phạm trù hiệu quả.  Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành tốt xấu thế nào và ở mức độ nào. Trong một tổ chức, khái niệm hiệu quả được sử dụng khá thường xuyên. Hiệu quả mô tả các kết quả được thực hiện đích thực và rõ rệt như thế nào so với mục tiêu đề ra.

Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét được gắn với bối cảnh thực và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng, hiệu quả hoạt động gắn với việc mang lại lợi nhuận hoặc tỉ lệ thu hồi cao. Đối với những nhà quản lý sản xuất  trực tiếp, hoạt động có hiệu quả được đo bằng tổng số và chất lượng của sản phẩm làm ra. Những nhà khoa học thường diễn đạt hiệu quả bằng tổng số phát minh, các sáng chế hoặc sản phẩm mới được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận. Đối với nhiều nhà lãnh đạo công đoàn, hoạt động có hiệu quả có nghĩa là sự an toàn lao động, người làm công được trả lương cao, được thoả mãn trong công việc và chất lượng cuộc sống. Các nhà quản lý cho rằng, hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả khi các sản phẩm thông tin đầu ra của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Phản ánh đúng thực trạng: Thông tin quản lý phải phản ánh đúng thực trạng kinh tế-xã hội, lĩnh vực hoặc ngành chuyên môn, cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý làm cơ sở hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng cho từng khu vực.

Kịp thời: Thông tin quản lý phải được cập nhật hàng tháng, hàng quí giúp cho các nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý.

Nội dung thông tin ngắn gọn, vừa đủ: Loại bỏ những thông tin không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp. "Vừa đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử dụng vào các công việc quản lý nhưng không được thừa hoặc chi tiết thái quá dễ dẫn đến nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra quyết định quản lý không cân nhắc kỹ. Mọi thông tin phải được kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay người sử dụng và các nhà quản lý.

Thêm nữa, thông tin phục vụ công tác quản lý có đặc điểm hết sức quan trọng đó là nguồn gốc thực tiễn của nó. Nó vừa bắt nguồn từ thực tiễn, vừa quay trở lại phục vụ thực tiễn. Chính thực tiễn công tác quản lý  làm xuất hiện sự phản ánh, tức là xuất hiện thông tin. Song, sự xuất hiện của thông tin không phải vì mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện:

-         Thông tin được xử lý: Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý;

-         Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý;

-         Thông tin quản lý phải có tính phản ánh và dự báo, nghĩa là, khả năng phân biệt những hình ảnh chủ quan với bản thân các sự vật. Yêu cầu này làm cho thông tin trở thành tích cực, không chỉ cho phép phản ánh cái đã có mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán diễn biến của các sự kiện trong tiến trình quản lý.

2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý

Các nghiên cứu so sánh về phát triển hệ thống thông tin quản lý và hiệu quả hoạt động của các hệ thống này đã đưa ra các tiêu chí thành công của hệ thống, các yếu tố này được cho điểm thứ tự tổng cộng đến 100 trên bảng như sau:

Các tiêu chí thành công

Điểm

- Có sự liên quan và gắn bó của người sử dụng tới hệ thống

19

- Có hệ thống hỗ trợ điều hành

16

- Đưa ra các yêu cầu rõ ràng đối với các hợp phần trong hệ thống

15

- Lập kế hoạch phù hợp

11

- Kế hoạch phát triển phải phù hợp thực tiễn

10

- Định rõ các mốc phát triển của hệ thống

9

- Đội ngũ cán bộ có khả năng

8

- Có sự phối kết hợp giữa các hợp phần

6

- Hệ thống có mục tiêu và sứ mệnh rõ ràng

3

- Đội ngũ cán bộ chăm chỉ, tận tuỵ

3

Trong sự thành công của các hệ thống nói trên, yếu tố cán bộ đặc biệt được quan tâm cả về năng lực và sự tận tụy, chăm chỉ trong công việc của họ. Xếp vị trí thứ nhất là sự quan tâm của người sử dụng đến hệ thống và các dịch vụ mà hệ thống cung cấp. Xét cho cùng, thành công của một hệ thống hay tổ chức được đánh giá một cách khách quan nhất là bởi người sử dụng hoặc khách hàng.

Trong một hệ thống quản lý, hiệu quả quản lý và hiệu quả hoạt động của hệ thống phụ thuộc vào các yếu tố: chủ thể quản lý, khách thể, mục tiêu, phương pháp và công cụ quản lý. Karel Albertus và Maria Lemmen trong nghiên cứu của họ về hệ thống thông tin quản lý đã chỉ ra rằng: Cùng với sự phát triển của khoa học - kỹ thuật, hệ thống thông tin quản lý muốn đạt hiệu quả cao cần phải được đổi mới và các thay đổi này chiếm tỉ lệ (%) theo thứ tự tổng cộng đến 100% như sau:

Các sản phẩm đầu ra của hệ thống đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng và của thị

-         trường: 38%;

-         Phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin: 34%;

-         Đổi mới luật pháp (qui định, qui chế, lề lối làm việc...): 18%;

-         Điều chỉnh và sửa đổi kịp thời những sai sót trong hệ thống hiện hành: 6%;

-         Thiết lập lại cấu trúc tổ chức của hệ thống (sát nhập, tách ra, tổ chức lại cơ cấu...): 4%.

Như vậy, những thay đổi được chú trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống là phải coi trọng yếu tố sản phẩm đầu ra trên thị trường, ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống và đổi mới luật pháp. Các tác giả cũng chỉ ra rằng, những quan điểm được vận dụng nhằm phát triển hệ thống thông tin từ những năm cuối của thế kỷ 20 vẫn còn nguyên giá trị đến ngày nay, đó là:

-         Xác định rõ môi trường xung quanh hệ thống;

-         Phân cấp thành các tiểu hệ thống;

-         Xây dựng một thiết kế hệ thống hài hoà giữa hiệu suất (đầu vào, đầu ra) và hoạt động (quá trình xử lý).

Bên cạnh đó, cần đặc biệt quan tâm tới tính linh hoạt và việc duy trì, bảo dưỡng lâu dài cho các hoạt động của hệ thống. Các nghiên cứu này cũng chỉ rõ rất nhiều vấn đề nảy sinh phức tạp chủ yếu ở giai đoạn vận hành và đưa hệ thống vào hoạt động hơn là ở giai đoạn thiết kế ban đầu. Do vậy, việc điều chỉnh phù hợp, kịp thời trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống là nhu cầu cấp thiết. Một số công trình của các tác giả khác lại nhấn mạnh đến bốn yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, đó là:

-         Các đặc điểm của tổ chức như cơ cấu tổ chức và công nghệ;

-         Các đặc điểm môi trường như các điều kiện phát triển kinh tế-xã hội và thị trường tác động đến hệ thống hoặc tổ chức;

-         Các đặc điểm nhân lực như trình độ chuyên môn, tay nghề, thái độ đối với công việc;

-         Các chính sách quản lý và người quản lý.

 Cả bốn yếu tố này đều phải được xem xét trong mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau để đạt hiệu quả. Một hệ thống quản lý có hiệu quả là hệ thống thích nghi được với môi trường xung quanh, có cấu trúc tổ chức phù hợp, áp dụng công nghệ hiện đại, đội ngũ nhân lực có chuyên môn, tiềm năng và có các chính sách quản lý thích hợp để đạt các mục tiêu đề ra.

3.  Kết luận

Qua tham khảo và học hỏi từ các nghiên cứu đã có trong và ngoài nước, chúng tôi cho rằng, những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của các hệ thống thông tin quản lý được đề xuất và áp dụng vào điều kiện thực tiễn Việt Nam nên xuất phát từ các nhận định dựa trên:

-         Cơ cấu tổ chức của hệ thống và áp dụng công nghệ;

-         Chất lượng thông tin đầu ra;

-         Uy tín và tính bền vững của hệ thống.

Tổng hợp các ý kiến nêu trên, có thể đưa đến kết luận rằng, hiệu quả các hệ thống thông tin quản lý của Việt Nam sẽ được nâng cao khi chúng đáp ứng các yêu cầu sau:

-         Cơ cấu tổ chức của hệ thống được phân cấp phù hợp phục vụ cho các mục tiêu quản lý tổng quát và cụ thể ở từng cấp quản lý khác nhau;

-         áp dụng công nghệ thông tin;

-         Đội ngũ cán bộ có trình độ cả về chuyên môn và tin học;

-         Các chính sách quản lý đưa ra được hiện thực hoá vào đời sống thực tiễn;

-         Đa dạng hoá các sản phẩm thông tin đầu ra;

-         Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời;

-         Chiếm được lòng tin của người sử dụng.

 

Tài liệu tham khảo

1.      Karel Albertus and Maria Lemmen (1999). Method engineering in information systems. Shaker Publishing.

2.      Laudon K. and Laudon J. (2000). Management Information System. Prentice Hall. United Kingdom .

3.      Mcmahon, W.W. (1993). An efficiency - based management information system. IIEP/UESCO, Paris .

4.      Nguyễn Quang Kính. Thông tin QLGD Việt Nam - Thực trạng và định hướng. Hội thảo thông tin QLGD đại học, Hà Nội 22-24/8/95.

5.      Richard M. Sreer (1985). Choices for managers. Pretice Hall. United Kingdom .

 
Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia